E-Arsip Surat - Aplikasi Desktop Manajemen Arsip Surat (Offline)

Konteks & Solusi Teknis

E-Arsip Surat adalah aplikasi desktop Windows yang dibuat untuk menggantikan pengarsipan surat manual. Aplikasi ini awalnya berupa project PHP + MySQL yang membutuhkan XAMPP, lalu dibangun ulang sebagai aplikasi desktop mandiri yang berjalan 100% offline. Semua logika, database, dan penyimpanan file berjalan lokal di komputer pengguna. Petugas dapat mencatat surat masuk maupun keluar lengkap dengan nomor urut, tanggal input, kategori M/K (masuk/keluar), nomor surat, tanggal surat, pengirim/penerima, isi ringkas, kode klasifikasi, dan keterangan, serta melampirkan file surat (PDF atau dokumen lain). File otomatis disalin dan dirapikan ke dalam struktur folder berjenjang SURAT/{tahun}/{bulan}/{tanggal}/, dengan penamaan otomatis agar file bernama sama tidak saling menimpa. Tampilan daftar arsip dikelompokkan per tanggal dalam bentuk kartu folder, lalu dapat dibuka menjadi tabel detail. Tersedia pencarian cepat dengan filter berdasarkan tanggal, nomor surat, atau pengirim. Dari sisi keamanan dan keandalan data, database dan file surat disimpan di folder data milik user (%APPDATA%), bukan di folder instalasi, sehingga data tetap aman saat aplikasi di-update atau di-uninstall lalu diinstall ulang. Tersedia fitur backup (ekspor ke ZIP) dan impor (restore dari ZIP). Project ini juga dilengkapi script migrasi untuk memindahkan data dari sistem lama (dump MySQL + folder SURAT) ke format baru, serta skema database yang bisa bermigrasi otomatis (auto-migrate) saat ada pembaruan versi. Distribusi dilakukan lewat installer .exe (NSIS via electron-builder atau Inno Setup) yang tidak butuh hak admin, cocok untuk komputer sekolah dengan akun terbatas. Keputusan teknis yang menarik adalah penggunaan sql.js (SQLite berbasis WebAssembly) alih-alih better-sqlite3, sehingga proses build tidak membutuhkan compiler native (Visual Studio Build Tools), serta penerapan contextIsolation + preload script sesuai praktik keamanan Electron.

Fitur yang Dibangun

• Pencatatan surat masuk dan keluar
• upload dan penyimpanan file surat otomatis per tahun/bulan/tanggal
• pencegahan file bernama sama tertimpa
• tampilan folder arsip per tanggal
• tabel detail surat
• pencarian dengan filter (tanggal
• nomor surat
• pengirim)
• buka file surat langsung dari aplikasi
• buka folder arsip
• hapus surat
• backup data ke ZIP
• impor/restore data dari ZIP
• migrasi data dari sistem PHP+MySQL lama
• halaman sambutan (welcome page) dengan identitas sekolah
• bekerja 100% offline
• installer Windows tanpa hak admin

Teknologi yang Digunakan